FAQ

Digitalisierung respektive digitale Transformation beschreibt einen

grundlegenden Wandel von Wirtschaft und Gesellschaft, der durch digitale Technologien

vorangetrieben wird. Digitalisierung ist damit mehr als ein IT-Thema. In allen privaten, gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Lebensbereichen verändert die Digitalisierung die Art und Weise, wie sich Menschen austauschen, organisieren und zusammenarbeiten. 

Daher bedeutet digitale Transformation nicht nur technologische, sondern auch gesellschaftliche, kulturelle Veränderungen. Auf die Verwaltung bezogen bedeutet dies, dass Abläufe und Zusammenarbeit neu gedacht werden müssen, um von technologischen Möglichkeiten zu profitieren.

Die Digitalisierung ist in allen gesellschaftlichen Lebensbereichen präsent. Diesem gesellschaftlichen Trend kann und darf sich die öffentliche Verwaltung nicht entziehen. Die Schaffhauserinnen und Schaffhauser erwarten, dass Verwaltungsgeschäfte einfach, überall und jederzeit über das Internet abgewickelt werden können.

Deshalb hat der Regierungsrat die Digitalisierung in der Kantonalen Verwaltung als einen Schwerpunkt seines Legislaturprogrammes 2021 - 2024 definiert und eine Digitalisierungsstrategie mit Massnahmen und Programmen erarbeitet. Diese wurde im Dezember 2023 vom Regierungsrat abgenommen.

Die Digitalisierung in der Verwaltung Schaffhausen war bis anhin durch Ansprüche von der Informatik Schaffhausen (ITSH) getrieben sowie von einzelnen Initiativen verschiedener Dienststellen. Es fehlte jedoch eine übergeordnete Strategie, die eine gesamthafte Umsetzung der digitalen Projekte und Transformation koordinierte und effizient auf die Verwaltung abstimmte. Die meisten Kantone haben bereits seit mehreren Jahren eine Digitalisierungsstrategie, die erfolgreich durch Transformationsspezialisten vorangetrieben wird – es besteht Aufholbedarf in der Kantonalen Verwaltung Schaffhausen.

Vor diesem Hintergrund ist die vorliegende Strategie «Digitale Verwaltung Schaffhausen» und deren Umsetzung ein wichtiger und dringender Meilenstein, um zukunftsgerichtete und kundenorientierte Dienstleistungen für die Bevölkerung, Unternehmen und Gemeinden anbieten zu können. Und um den Anschluss an nationale und interkantonale Lösungen nicht zu verlieren. 

Die Bevölkerung und die Wirtschaft profitieren von noch kundenfreundlicheren, digitalen Services. Stark nachgefragte Dienstleistungen werden online verfügbar, was den Austausch mit den Behörden unabhängig von Schalteröffnungszeiten ermöglicht.

Ein spezielles Augenmerk liegt zum Beispiel auf der Entwicklung eines eServicePortals. Mit einem persönlichen Zugang werden dort zukünftig personalisierte Services verfügbar sein. 

Die Strategie der Digitalen Verwaltung Schaffhausen (DVSH) umfasst vier zentrale Elemente: Die Vision, Leitsätze und Werte, Handlungsfelder und Massnahmen. Sie legt die Ausrichtung und Schwerpunkte fest, lässt jedoch Anpassungen zu, um flexibel auf aktuelle und gerade in diesem Bereich rasch stattfindende Entwicklungen und Anforderungen reagieren zu können. 

Hier kann die Digitalisierungsstrategie heruntergeladen werden.

Die Digitalisierungsstrategie mit ihren Handlungsfeldern wurde unter Beteiligung sämtlicher Departemente, der Gerichte und der Informatik Schaffhausen (ITSH) in einem partizipativen Ansatz erarbeitet. Die entsprechenden Massnahmen wurden ebenfalls mit einem partizipativen Bottom-up-Ansatz erarbeitet. Dies bedeutet, dass der Prozess von ausgewählten, digital affinen und interessierten Mitarbeitenden aus allen Departementen, dem Gericht, der ITSH und den Gemeinden begleitet wurde. Sie wirkten unter Führung des Departements des Innern und des dort angesiedelten Digital Managers des Kantons an den Massnahmen mit. 

Der Prozess wurde vom Gesamtregierungsrat regelmässig im Rahmen von Berichten überprüft und die Strategie schliesslich im Dezember 2023 abgenommen.

Bei einem JA wird das bereits erarbeitete Impulsprogramm umgesetzt. Die Massnahmen des Impulsprogramms zielen darauf ab, in allen Handlungsfeldern grundlegende Fortschritte zu erzielen oder Grundlagen aufzubauen, um digitale Angebot zu vereinfachen und auszubauen und Prozesse zu automatisieren. Zudem wird den Mitarbeitenden ein moderner Arbeitsplatz angeboten, der einfaches und effizientes Arbeiten und Kommunizieren unterstützt. 

Der Rahmenkredit unterstützt verwaltungsübergreifende Impulsprojekte, Grundlagen und Vorhaben. Zudem fördert er Fachprojekte, die zur Umsetzung der Digitalen Verwaltung Schaffhausen beitragen. Dabei müssen die Projekte den festgelegten Kriterien der Digitalen Verwaltung entsprechen und einen wertvollen Beitrag zu den definierten Handlungsfeldern oder strategischen Massnahmen leisten.

Dafür beantragt der Regierungsrat einen Rahmenkredit von 18 Mio. Franken, wobei sich der Kredit in drei Bereiche aufteilt: Sachaufwände, IT-Dienstleistungen und Vollzeitäquivalente (FTE).

Die Programme und Massnahmen der Digitalisierungsstrategie werden an die Ziele der Legislaturperiode gekoppelt. So wird sichergestellt, dass sie mit den Regierungszielen übereinstimmen. Nach vier Jahren werden die Strategie mit ihren Handlungsfeldern überprüft und gegebenenfalls angepasst.

Um die Anschlussfähigkeit an nationale und interkantonale Lösungen zu gewährleisten. Zum Beispiel an die übergeordnete Strategie des Bundes mit der Einführung der staatlichen E-ID. Auf Kantonsebene bedeutet das beispielsweise, die Basisinfrastruktur zu standardisieren, um ein eService-Portal oder die digitale Unterschrift einzuführen.

Die Digitale Verwaltung Schaffhausen (DVSH) wird gemeinsam mit den Digitalisierungsverantwortlichen in den fünf Departementen Projekte abstimmen und vorantreiben sowie Massnahmen gebündelt und priorisiert umsetzen. Die Informatik Schaffhausen (ITSH) ist die IT-Dienstleisterin des Kantons und verantwortlich für technische Fragen und Projektleitung, Ausschreibungen und Implementierung sowie den laufenden Betrieb. 

Die DVSH wird eng mit der ITSH zusammenarbeiten: Von allen genutzte Basisdienste werden zusammen standardisiert, um so Serviceplattformen gemeinsam zu nutzen und weiterzuentwickeln.

Mit der Digitalisierung von Prozessen und Einführung neuer Tools können mittelfristig bei gleichem Personalbestand die erhöhten Aufgaben (u.a. wegen des steigenden Wirtschafts- und Bevölkerungswachstums) erfüllt werden. Die digitale Transformation bietet zukunftsfähige und qualitativ hochstehende Services und ein moderner Arbeitgeber zu bleiben.

Die Kantonale Verwaltung Schaffhausen benötigt Spezialistinnen und Spezialisten, die über das Know-how, die Zeit und Ressourcen verfügen, um die Digitalisierung effizient voranzutreiben. Damit werden zum Beispiel die Fachabteilungen Routinearbeiten zukünftig möglichst automatisieren, was letztlich zu einer schlanken Verwaltung führt.

Partizipation und digitale Transformation sind eng miteinander verknüpft. Die Digitalisierung schafft neue Möglichkeiten der Teilhabe und umgekehrt fördern partizipative Prozesse die effiziente und erfolgreiche Umsetzung von Digitalisierungsprojekten. Aus diesem Grund wurden die Digitalisierungsstrategie und die Massnahmen bereits partizipativ erarbeitet. Beteiligt waren Personen aus allen Departementen, den Gerichten und den Gemeinden.